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Capacités d’accueil des salles & matériel disponible

La salle principale de la ferme du cèdre bleu est équipée d’un sanitaire, d’un dressing, de trois climatiseurs réversibles, d’un système éclairage professionnel, d’un auvent électrique pour la terrasse dont le fonctionnement vous sera expliqué en début de location. Sa capacité maximale est de 120 personnes. Une salle annexe à l’étage est également à l’usage du locataire.

L’espace cuisine est équipé d’un four professionnel, d’une hotte aspirante, d’une chambre froide, d’une banque froide, d’un congélateur, des tables de travail en inox, d’une poubelle, de 2 plonges, d’un lavemains et de bacs de recyclage. Il est déconseillé d’apporter des appareils de cuisson au gaz.

Le matériel

Outre des équipements spécifiques des différents espaces, la ferme du cèdre bleu dispose de :

Tables :
– 15 piètements de tables sur lequel peut être disposé un plateau rectangulaire ou rond
– 10 plateaux de table ronds pour intérieur de 150 cm de diamètre,
– 15 plateaux de table rectangulaire en bois pour intérieur de 90 x 140 cm,
– d’une table sur roulettes avec rallonges

Chaises : 110 chaises en plastiques et aluminium et de 20 chaises en bois

L’usage de ce matériel est compris dans la location de la salle et du parc.

Si le locataire souhaite utiliser d’autres mobiliers et accessoires que ceux proposés par la ferme du cèdre bleu, il devra veiller à leur bon état afin que les pieds des chaises et tables n’endommagent pas le sol.

Modalités de réservation

La demande de réservation se fait par courrier ou e-mail, et par signature du devis, au plus tard avant la manifestation. Tout passage de commande implique l’acceptation totale et sans réserve de nos conditions générales de vente.

À la réservation définitive, le locataire versera un acompte représentant 50 % du montant de la location, par chèque libellé à l’ordre de la ferme du cèdre bleu. L’acompte devra nous parvenir au plus tard 2 mois avant la date de location ou dès la réservation si celle-ci est inférieure à 2 mois de délais. Un reçu sera émis pour cet acompte sur demande avec la confirmation de la réservation que nous vous enverrons.

Modalités d’annulation

Toute annulation devra être faite par courrier recommandé avec accusé de réception et justifier d’une raison recevable indépendante de la volonté de l’organisateur de l’événement / locataire de la salle. Une météo défavorable ne peut être une raison d’annulation recevable.

L’acompte sera restitué (moins une retenue de 25% du prix total de la prestation) si la réservation est annulée 90 jours avant la date prévue. Pour une annulation à moins de 90 jours, l’acompte ne sera pas restitué.

Dépôt de garantie

Le dépôt de garantie permet à la ferme du cèdre bleu de garantir notamment :
– les dégâts éventuels,
– le non-paiement du montant de la location.

Le dépôt de garantie est fixé à 1000€ quelque soit la durée de la location.

Le dépôt de garantie sera versé par chèque libellé à l’ordre de « la ferme du cèdre bleu ». Il sera restitué au locataire après l’état des lieux de sortie et l’encaissement par la ferme du cèdre bleu du solde du montant de la location si aucune dégradation n’a été constatée.

Assurance

Les locataires seront tenus de fournir, au moment de la réservation et au plus tard 15 jours avant la location, une attestation d’assurance couvrant le risque de responsabilité civile locative pour la manifestation concernée.

Autorisations, règlementations et responsabilité

Les locataires seront tenus de demander les autorisations nécessaires à l’organisation de leur manifestation (SACEM…). En cas de non-respect des réglementations par un locataire, sa seule responsabilité est engagée.

Tarifs et paiement de la location

Le tarif de location comprend uniquement la mise à disposition des locaux ainsi que le matériel listé ci-dessus. Le tarif en vigueur pour la prestation est celui indiqué sur les devis individuellement.

Le paiement du solde de la location (50 %) s’effectuera par chèque libellé à l’ordre de « la ferme du cèdre bleu » dans un délai maximal de 7 jours avant la location.
À défaut de paiement dans ce délai, le solde de la location sera prélevé sur le dépôt de garantie.

Durée de location

Les durées de location possibles sont les suivantes :
– location à la soirée : de 18 h à 23 h
– location à la demi-journée : de 8 à 12 h ou de 13 à 17 h
– location à la journée : de 8 h à 18 h
– location à la journée (soirée incluse) : de 10 h à 10h le lendemain
– location week end du vendredi 14h au dimanche 18h.

Toute demande spécifique sera étudiée par la ferme du cèdre bleu et un devis en fonction du besoin sera établi.

Toute heure supplémentaire sera facturée en supplément 50 € TTC.

Cession et sous-location

Le locataire s’engage à ne pas céder ou sous-louer le présent contrat sans avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite du bailleur.

Descriptif des parties accessibles et louées

Toute autre partie, dépendance, bâtiment non listé dans les parties accessibles et louées sont fermées au public et restent privatives. En aucun cas les convives pourront aller du côté privé de l’établissement, les portails du parc fermés durant la manifestation ne devront pas être forcés.

État des lieux

Un état des lieux d’entrée sera établi par la ferme du cèdre bleu et le locataire au moment de la mise à disposition des locaux et matériels. Un état des lieux de sortie sera établi par la ferme du cèdre bleu et le locataire au moment de la restitution des locaux et matériels. Ces deux états des lieux détermineront la durée effective de location, et éventuellement la facturation d’heures supplémentaires et ou de remise en état des locaux et matériels, suite à d’éventuels dégâts ou dommages.

Le locataire déclare avoir inspecté les lieux et reconnaît que ceux-ci se trouvent en bon état et conviennent à l’utilisation souhaitée.

Propreté

Les locaux et le site sont loués propres, le ménage étant assuré par nos soins. Des fournitures de base sont mises à la disposition des locataires (papier hygiénique, essuie-mains, sacs poubelles…) tout
complément reste à la charge du locataire ou à celle de son traiteur.

Le locataire s’engage, d’une part, à effectuer (ou faire effectuer) les tâches suivantes : balayage rapide du sol pour enlever les cotillons, tri sélectif des poubelles, nettoyage rapide du sol de la cuisine, nettoyage des plonges…, d’autre part, à respecter toutes les consignes complémentaires qui pourraient lui être énoncées par la ferme du cèdre bleu lors d’un état des lieux.
De son côté, la ferme du cèdre bleu s’engage à assurer le nettoyage complet des locaux avant et après la prestation. Si la durée de ménage nécessaire pour remettre les lieux en état après la prestation excède les 3 heures habituelles, cette prestation fera l’objet d’une facturation supplémentaire non contestable.
Si la prestation dure plusieurs jours, chaque soir la salle doit impérativement être totalement débarrassée (tables débarrassées, sans nappe, sols débarrassés, portants à habits vidés) afin de permettre le réagencement des tables et des chaises.

Conditions d’utilisation

Il est formellement interdit de fumer dans l’enceinte du bâtiment et de jeter à terre tout mégot (à l’intérieur comme à l’extérieur). Certaines pratiques sont formellement interdites dans la propriété : feux de camps, feux d’artifice, lâcher de ballons, lanternes japonaises, bougies extérieures, confettis, serpentins à l’extérieur, installation de tentes de camping, de caravanes ou camping-car (sauf autorisation spécifique)…

La baignade est interdite.

Les animaux de compagnie sont interdits.

Le locataire est tenu de faire respecter l’ordre et d’assurer la bonne tenue de la manifestation envers les tiers et les participants. Il est responsable des débordements et des incidents qui pourraient avoir lieu jusqu’à l’état des lieux de sortie. Il se doit également de préserver l’intégrité des biens mobiliers et immobiliers.

Le locataire s’engage à respecter les capacités d’accueil énoncées au premier paragraphe du présent règlement.

L’installation de tout élément ou appareil technique extérieur devra être soumise pour approbation.

L’apposition d’affiches, écriteaux, l’inscription sur les murs, portes, fenêtres intérieurs et extérieurs est interdite comme l’utilisation de pâte à fixer, scotch, colle, clous, vis et agrafes.

Le locataire s’engage à respecter toutes les formalités administratives (débits de boissons…) et de sécurité.

Si l’utilisation de la cuisine est faite par un professionnel de la restauration le locataire s’engage à communiquer le présent règlement en temps utile. Ce professionnel devra prendre contact avec la ferme du cèdre bleu, au plus tard 7 jours avant la location.

Sécurité

Le locataire est responsable de la sécurité contre l’incendie et donc de l’agencement de la salle afin de permettre une évacuation rapide de celle-ci. Les portes, issues de secours et matériel de lutte contre l’incendie doivent demeurer déverrouillés et libre d’accès en permanence.

Les matériaux utilisés pour des décors ou des aménagements doivent posséder une qualité de réaction au feu attestée par un procès-verbal d’essais. Les décors ou aménagements mobiliers doivent avoir une réaction au feu M3. Le procès-verbal d’essais doit vous être remis par le fournisseur de matériaux, décors ou aménagements.

Dans le cas où les conditions de sécurité, d’hygiène ou toute autre clause du présent contrat ne seraient pas respectées, le gestionnaire ou son délégué se réserve le droit de suspendre, dans les délais les plus brefs et par tous les moyens qu’il jugera nécessaire, le déroulement de la manifestation. La ferme du cèdre bleu et ses représentants se réservent le droit d’exclure toute personne ne respectant pas nos conditions de location ou perturbant le bon déroulement de la prestation. Le montant total de la La Ferme du Cèdre Bleu Route d’Etoile 26120 MONTMEYRAN SIRET 810 846 907 00014 prestation sera dû par le locataire même si la prestation est interrompue suite à un manquement au présent contrat.

Tout mouvement de véhicule devra se faire dans le calme (accélérations bruyantes, autoradios, claquement de portières, klaxon etc… interdits). Les voies d’accès au parking et au parc devront être
laissées libres pour permettre, en cas de besoin, le passage des véhicules d’incendie et de secours. D’une manière générale, les issues de secours, ne doivent jamais être rendues inaccessibles, ni gênées dans leur fonctionnement (portes bloquées ou entravées). En particulier, aucun obstacle (tables, chaises ou autres) ne doit encombrer les escaliers ou le déambulatoire lorsque la salle est en fonction.

Nous précisons notamment qu’un point d’eau est présent sur le domaine, c’est pour cela que le locataire s’engage à garder sous sa responsabilité toute personne ne sachant pas nager et à l’accompagner d’une personne apte à la secourir durant toute la location.

Circulations

Les règles énoncées ci-dessus indiquent les principales mesures à prendre pour la sécurité du public, mais ne sont en aucun cas exhaustives.

Accès

Tout représentant de la ferme du cèdre bleu et services de sécurité peuvent pénétrer dans les locaux, gratuitement, pendant toute la durée des manifestations, et sans que cela ne souffre aucune discussion.

Parking

Les véhicules des participants seront garés sur le parking prévu à cet effet en dehors du parc clôturé et ne devront en aucun cas se placer dans le parc ou sur la pelouse du parking. Ni le propriétaire des lieux ni la société la ferme du cèdre bleu ne garantissent le gardiennage des véhicules, et se déchargent de tout vol ou accident pouvant survenir. Le respect du code la route s’applique partout dans la propriété.

Prestations complémentaires

La ferme du cèdre bleu pourra fournir aux locataires des prestations complémentaires telles que la location de matériels techniques supplémentaires, l’intervention de techniciens du spectacle, de manutentionnaires, des animations et des spectacles, selon leurs besoins. Le coût de ces prestations, qui seront définies à la signature du contrat, s’ajoutera au montant de la location. Le locataire veillera au strict respect de ces consignes, la ferme du cèdre bleu se dégageant de toute responsabilité en cas de non-respect de celles-ci.

Application du présent règlement

La ferme du cèdre bleu fera parvenir au locataire deux exemplaires du présent règlement, 15 jours au minimum avant la location. Un exemplaire signé par le locataire devra être retourné à la ferme du cèdre bleu. Le non-respect d’une des clauses du présent règlement entraînera l’annulation de la location sans aucun remboursement ni dédommagement d’aucune sorte. Dans le cas où un locataire contreviendrait au présent règlement, la ferme du cèdre bleu se réserve le droit de refuser toute mise à disposition future de locaux.

Compétence

En cas d’échec des tentatives amiables et de convention tacite, tout litige sera de la compétence du Tribunal de Commerce de Valence (26).